As empresas de um modo geral emitem todos os dias uma quantidade razoável de documentos importantes. Em função disso, é fundamental existir uma política para a organização de tais documentos com o intuito de preservar a produtividade e eficiência da empresa.
Provavelmente você ou algum conhecido seu já passou pela situação na qual ficou uma grande quantidade de tempo procurando por um documento em papel importante. Essa e outras situações indesejáveis são ocasionadas pelo uso dos documentos em papel. Ao colocarmos todos esses problemas em evidência, observa-se que arquivo em papel torna-se um meio inviável para muitas empresas.
Além das questões relacionadas à qualidade no trabalho e produtividade, não podemos ignorar o fato de que preservar os documentos organizados é extremamente necessário para não deixar a empresa perder prazos, evitar pagar multas e mantê-la competitiva. Tendo isso em vista, algumas recomendações podem ser seguidas para auxiliar nesse trabalho, uma vez que os colaboradores terão mais tempo para se dedicar a outras atividades da empresa.
Confira abaixo algumas dicas sobre organização de documentos em papel que você pode colocar em prática na sua empresa.
Defina um local adequado para armazenar os documentos
É fundamental que você estabeleça um local apropriado para armazenar e organizar todos os documentos de sua empresa, sejam eles em papel ou no formato digital. Isso irá contribuir para que as pessoas não fiquem procurando documentos em vários locais diferentes.
Empresas de porte maior geralmente possui uma quantidade maior de documentos, sendo necessário até mesmo uma sala própria para armazenamento do arquivo. Um outro ponto é que, com a evolução da tecnologia no âmbito fiscal e tributário, o contribuinte precisou dar maior atenção em seus arquivos eletrônicos, mantendo-os sempre acessíveis e seguros. A centralização desses arquivos facilita bastante as pesquisas e demais obrigações.
Mantenha seus documentos organizados
Existem diversas maneiras de organizar os documentos de sua empresa. Você pode organizar por categorias, temas, clientes, datas, ou como desejar. Cabe à sua empresa definir qual será a classificação mais adequada do seu arquivo, de modo a facilitar o seu acesso e pesquisas quando necessário.
Por exemplo, você pode abrir uma pasta apenas para recibos, outra apenas para contratos, e assim por diante.
Utilize uma ferramenta para auxiliar nessa atividade
Podemos afirmar que os documentos em papel tornam os processos da empresa mais demorados e pouco produtivos. Claro que não estamos querendo dizer que você a partir de hoje deveria acabar com todos os papéis armazenados de sua empresa. Muito pelo contrário, sabemos que o papel ainda é um meio tradicional e necessário para o funcionamento da empresa. Entretanto, é necessário repensar a ideia de otimizar alguns desses processos internos, passando os documentos em papel para o formato digital. Muito provável que alguns papéis que você acumula em sua empresa poderiam estar apenas armazenas no formato digital.
O Banco de Currículos em papel
Um belo exemplo de documentos em formato físico é o famoso arquivo de currículos em papel, presente em boa parte das empresas É bastante comum as empresas receberem currículos em papel de pessoas que estão em busca de recolocação no mercado de trabalho.
Nos dias atuais, os currículos no formato em papel não agregam mais valor para as empresas. Isso porque, a quantidade de currículos armazenados irá dificultar diretamente nas pesquisas e consultas. Imagina uma empresa com 100 currículos em papel, no qual é necessário fazer uma busca pelos candidatos entre 25 e 30 anos, do sexo feminino e com ensino médio completo. A pessoa responsável por esta tarefa ficará provavelmente horas fazendo este trabalho. Imagine se a quantidade de currículos for 200, 500, 1000. Portanto, é mais do que comprovado que os currículos no formato físico é totalmente ineficaz.
Plataforma online de banco de currículos
Sua empresa precisa utilizar uma plataforma própria de banco de currículos para realizar tanto o armazenamento como a gestão dos currículos. Conheça a nossa plataforma online de banco de currículos para empresas em geral. Sua empresa a partir de agora poderá exterminar todo o arquivo de currículos em papel. Com este sistema, você poderá constituir um organizado banco de talentos totalmente digital, podendo realizar ações com resultados rápidos e eficazes. Clique aqui e conheça com detalhes a nossa solução de plataforma de banco de currículos.
Segurança na conservação dos documentos
A partir do momento que a empresa passa a utilizar uma ferramenta adequada para a organização de seus arquivos, seus serviços prestados passarão a ter mais qualidade, sua equipe terá maior produtividade e, claro, haverá um aumento no lucro de seu negócio. Não é nada simples realizar essas mudanças para manter mais organizado os seus documentos. Contudo, sabemos que o resultado proporcionado faz valer, sim, muito a pena!
Uma última palavra
Chegamos ao fim de mais uma postagem e esperamos que você consiga otimizar alguns processos internos de sua empresa com as dicas que preparamos para você nesta matéria. Se você está em busca de uma solução moderna de banco de currículos para o seu negócio, você está no lugar certo. Navegue pelas páginas deste site e conheça melhor os nossos serviços. Nossa equipe é especializada em soluções de banco de currículos.
